Cómo crear un formulario en Slack y Conectarlo a Google Sheets y Airtable

Slack se ha convertido en una de las mejores herramientas de trabajo. La aplicación cada vez crea más funcionalidades para facilitar el día a día de los empleados.

Una de sus aplicaciones más interesantes es la de los flujos de trabajo. Esta es una herramienta no-code que permite automatizar procesos y simplificar tareas repetitivas.

¿Por qué crear un formulario en Slack?

A pesar de que Slack te permite tener organizado todo tu flujo de trabajo, a veces puede ser muy agobiante, especialmente si tienes decenas de pedidos o solicitudes al día. Crear un formulario te permitirá centralizar la información en Google Sheets o Airtable para poder analizar datos y organizarlos a tu manera.

Creando el flujo de trabajo en Slack [formulario]

En este ejemplo, voy a crear un acceso directo que despliegue un formulario que recoja las necesidades de e-mail marketing a un grupo de usuarios. Incluiré factores como día del envío, asunto, tema, enlaces de interés y otros más. Recuerda que puedes crear un formulario que se adapte a tus necesidades y poder organizar esos procesos repetitivos.

Importante: para hacer esto, necesitarás una cuenta premium de Slack.

En este paso debes seleccionar las herramientas del espacio de trabajo y el creador de flujos de trabajo.

Slack te ofrece diferentes opciones preestablecidas.

Pero en este tutorial, empezaremos desde cero.

El primer paso es nombrar el flujo de trabajo y pinchar en continuar

Elige la opción de acceso directo.

Elige el canal donde estará disponible el acceso directo, crea una abreviatura para dicho formulario y pincha en continuar.

Posteriormente, puedes elegir la opción Enviar este formulario a la persona que hizo clic, al canal donde comenzó el flujo, a la persona que ha enviado el formulario o el resto de canales o integrantes del espacio de trabajo.

También puedes editar el texto del botón y el texto del mensaje que aparecerá por defecto.

Al crear el formulario, debes ponerle un título, añadir las preguntas, elegir el tipo de pregunta (respuesta breve, respuesta larga, seleccionar una lista, seleccionar una persona, canal o mensaje directo) y hacer que sea obligatoria o no.

En este ejemplo, mi primera pregunta será acerca del día del envío y las respuestas se podrán seleccionar dentro de una lista que incluya todos los días de la semana

Una vez hayas creado todo el formulario, se verá lo que aparece en la imagen de abajo. Las preguntas tendrán diferente formato el cual se ajustará al tipo de campaña que envíes y al tipo de datos que necesitas para ello.

Creando el flujo de trabajo en Slack [Conexión con Zapier y Google Sheets]

El tercer paso de este flujo es conectar tu cuenta de Zapier con Slack. Para ello, pincha en “añadir un paso”, busca la conexión de Zapier y haz clic en “añadir”.

Selecciona la categoría “Spreadsheets” y luego la opción de “Google Sheets”

Las opciones disponibles varían según el programa. Por ejemplo, Google Sheets tiene 6 opciones diferentes que varían desde crear una hoja de cálculo nueva o actualizar una columna o fila. Airtable tiene una.

Los pasos son los siguientes

1. Elige la opción “Create Spreadsheet Row” .
2. Selecciona la cuenta Zapier que tengas conectada a Slack.
3. En “Connection”, selecciona la cuenta de gmail.
4. Abre una hoja de cálculo en tu cuenta de gmail, y replica las preguntas del formulario en las columnas correspondientes.

5. En el campo “Worksheet” selecciona la pestaña que funcionará como tu mini base de datos del formulario.

6. En el campo “Spreadsheet” debes poner el ID de la hoja de calculo, que se compone de los caracteres que están después del /d/.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/2v8HQbnY2ljOALTtVij6MaOW2oJEqvdxuu3cBI9ylzqI/edit#gid=0

O sea,

2v8HQbnY2ljOALTtVij6MaOW2oJEqvdxuu3cBI9ylzqI

7. Una vez hayas introducido la pestaña de la hoja de cálculo, se replicarán todos los campos y podrás insertar cada una de las variables. De esta manera, cada vez que alguien rellene el formulario desde Slack, los datos se replicarán exactamente igual en la hoja de cálculo de tu Google Drive.

8. Pincha en “test” para probar que todo está correcto y luego en guardar.

Probando el flujo de trabajo en Slack [Conexión con Zapier y Google Sheets]

Dirígete al canal donde has configurado el formulario, pincha en el icono y rellena al formulario

Si está bien configurado, podrás ver toda la información de manera organizada en tu Google Sheets. Puedes personalizar la tabla y añadir más opciones para alimentar tu mini base de datos.

Creando un flujo de trabajo en Slack [Conexión con Zapier y Airtable]

El proceso es igual de sencillo en Airtable.

El primer paso es crear una base de trabajo o “workspace” y posteriormente una base o “base” que tendrá las mismas columnas que has creado en tu flujo de trabajo de Slack.

Verifica que hayas seleccionado en el siguiente campo el formato texto (single line o long text) para evitar errores.

Vuelve a Slack y selecciona Airtable.

La página te redirigirá a Zapier y te pedirá el API key de tu cuenta. Para ello, debes ir a la configuración de Airtable.

Pulsa en “generar la API Key”.

Cópiala.

Pégala en Zapier directamente, y haz clic en “yes, continue”. Lo más probable es que la página se cierre completamente, pero no te preocupes, vuelve a Slack y deberías poder ver todos los campos duplicados.

Configura los campos.

Y duplica las variables en los campos pre-determinados.

Rellena el formulario una vez más, haz clic en “test” y en guardar.

Así se verá tu tabla una vez terminada.

Una de las ventajas de Airtable y la razón por la cuál es tan popular en el mundo “no-code” es que te permite llevar la hoja de cálculo a otro nivel. Podrás conectar con cientos de apps de terceros, ver la hoja en formato kanban o en calendario. Añadir colaboradores, campos, personalizar al máximo.

A manera de ejemplo, he añadido a la tabla de e-mail marketing algunos otros campos que considero importantes a la hora de medir resultados de cualquier campaña, como UTM , clics totales, tasa de apertura, tasa de clics, etcetera.

También puedes añadir fórmulas para obtener porcentajes específicos que te sirvan como unidades de medida.

Este es el fin del tutorial de flujos de trabajos de Slack, específicamente cómo crear un formulario en Slack y conectarlo a Google Sheets y Airtable. A partir de ahora, podrás ahorrar tiempo y automatizar los procesos que quieras, así como organizar mejor el día a día de trabajo.